چگونگی ساخت تیم‌های ریموت (از راه دور) قوی

تعدادی از افراد چند سال پیش نسبت به فضاهای کاری از راه دور شک داشتند، اما بیشتر شرکت‌ها در سال گذشته به هر نحوی مجبور شدند کار از خانه را امتحان کنند. جالب اینجاست که تاثیرگذاری افراد زمانی که از خانه کار می‌کردند کاهش نیافت. چه کسی فکرش را می‌کرد؟ به نظر من، نیروی کار غیرمتمرکز و دورکاری آینده اقتصاد دیجیتال است.

برای پیروزی در بازی دورکاری باید شرکت خود را طوری بسازید که به کارمندان قدرت دهد، تیم‌هایی خودکفا ایجاد کند که با کمترین نظارت به صورت خودجوش عمل کنند. البته، کل این مفهوم به اعتماد بستگی دارد، اما اگر به کارمندان خود اعتماد ندارید، این یک مشکل دیگر است.

کارتون‌های دیلبرت همیشه دقیق هستند.

همیشه کسانی خواهند بود که سیستم را سو استفاده کنند، اعتماد شما را زیر پا بگذارند و سعی کنند به نفع خود از مکانیزم‌ها بازی کنند. اشکالی ندارد، به محض اینکه این افراد را پیدا کردید، باید از شرکت اخراجشان کنید. با این حال، احتمالاً آنها به محیطی سخت‌تر نیاز دارند تا به درستی کار کنند، به نظارت بیشتر بر کارشان نیاز دارند – یعنی زمانی که کسی نظاره‌گر آنهاست، بهتر عمل می‌کنند. دورکاری برای این نوع افراد مناسب نیست.

سعی کنید روی کارمندانی که در چنین محیط‌هایی رشد می‌کنند تمرکز کنید و نه روی آن چند سیب خراب. بعداً ابزارهایی را معرفی می‌کنم که می‌توانید برای کاهش مشکلات رایج مرتبط با اعتماد از آنها استفاده کنید، اما به آن موضوع بعداً خواهیم رسید.

در طول سال‌ها این شانس را داشتم که بخشی از تیم‌های فوق‌العاده دورکار باشم و بعضی از آنها را خودم بسازم. پس در اینجا چند نکته آورده‌ام که ممکن است برای بنیانگذاران در مراحل اولیه که می‌خواهند یک نیروی کار دورکار بسازند مفید باشد.

توضیح: همه چیز ذهنی است، افکار من، روش‌های من – آنچه برای من مفید بوده ممکن است برای شما جواب ندهد، اما من نسبت به مفید بودن آن برای شما مطمئن هستم.

موضوعات را به چهار دسته تقسیم می‌کنم که به نظر من مهم‌ترین‌ها هستند وقتی تیم‌های دورکار دارید:

• پذیرش: همیشه شروع در یک شرکت جدید سخت است، مخصوصاً برای کارمندان دورکار. بارها پیش آمده که اعضای تیم ما به دلیل پذیرش نامناسب از شرکت رفتند و احساس گم شدن داشتند.
• کسب‌وکار روزمره: روش‌هایی را بررسی خواهیم کرد که زندگی را زمانی که کارمندان خود را هر روز نمی‌بینید راحت‌تر می‌کند. کارهای کوچک که ممکن است بی‌اهمیت به نظر برسند اما تاثیر زیادی دارند.
• فرهنگ: راهی برای دوری از آن وجود ندارد. برای اینکه مطمئن شوید مردم می‌خواهند با شما بمانند، باید آنها را خوشحال و درگیر نگه دارید.
• نتایج: فرض می‌کنم شما یک خیریه نیستید و نیاز به انجام کار دارید، نه اینکه مردم فقط برای کار کردن برای شما باشند. در این بخش مطمئن خواهیم شد که تیم تحویل می‌دهد و شرکت را به جلو می‌برد.

پذیرش نیرو

تصور کنید اولین روز شما در دفتر است – وارد می‌شوید، همه لبخند می‌زنند، شما را به مردم معرفی می‌کنند، چهره‌های جدید، دستگاه قهوه جدید – در انتهای روز احساس خستگی خوبی از تمام این اطلاعات دارید.

از طرف دیگر، تصور کنید یک توسعه‌دهنده دورکار در شرکتی با پذیرش ضعیف شروع می‌کند – همان مکان – هنوز در اتاق نشیمن خود با کامپیوترش است – هیچ معرفی‌ای، فقط یک جلسه ۱۰ دقیقه‌ای برای صحبت در مورد پروژه. احساس گیجی و خستگی می‌کنید – باید چه کار کنید، از کجا شروع کنید؟ چه اتفاقی در حال وقوع است؟

بیایید سعی کنیم از چنین موقعیت‌هایی جلوگیری کنیم، آنها ناخوشایند هستند و هیچ کارمند عقل سلیمی نمی‌خواهد با چنین برخوردی در شرکت شما بماند.

ما می‌توانیم با آمادگی برای استخدام‌های آینده از آنها جلوگیری کنیم:

1. شروع به پیاده‌سازی فرآیندهای پذیرش مناسب کنید. این یعنی داشتن یک روند استاندارد برای معرفی شخص به کل شرکت و تیمی که قرار است در آن کار کند.
2. یک مربی/راهنما اختصاص دهید که فرد در چند ماه اول به او مراجعه کند تا جایی که به محیط جدید عادت کند.
3. یک راهنمای کارکنان داشته باشید – تمام مواردی که شخص باید بداند – اصول شما، اخلاق کاری و غیره. همه چیز باید در آنجا باشد.
4. مستندات پروژه‌ای که قرار است روی آن کار کنند را آماده کنید. جلسه‌ای با مالک محصول برای درک دیدگاه پروژه و سپس با اعضای تیم برای بررسی اینکه چگونه این دیدگاه را پیاده‌سازی می‌کنند ترتیب دهید. با چه چالش‌هایی روبرو هستند؟

آن را شخصی نگه دارید، یا حداقل اطمینان حاصل کنید که سیستمی برای خوشامدگویی به فرد در نظر گرفته‌اید. با او تعامل کنید، او را در روزهای اولش راهنمایی کنید. به عنوان مثال، در شرکت دیجیتال ما (در ضمن، موارد جالبی که ساختیم را بررسی کنید)، ما مقالات “هفته اول شما” و “ماه اول شما” را در پایگاه دانش خود داریم – که اساساً راهنمایی مرحله به مرحله برای سازگاری با محیط جدید و آنچه که باید بدانید و غیره است.

از استخدام‌های جدید خود بیاموزید – فرآیند پذیرش ثابت نمی‌ماند؛ با هر استخدام جدید، که تجربه‌ای خاص خود به همراه می‌آورد، این فرآیند بهبود می‌یابد و پایگاه دانش شما را غنی‌تر می‌کند. به عنوان مثال، شاید او فکر کند که تعداد جلسات با اعضای تیم برای درک پروژه کافی نیست یا این پروژه برای آشنایی در یک هفته خیلی بزرگ است. تمام بازخوردها مهم است.

یادم می‌آید که یک مهندس نرم‌افزار داشتیم که تنها بعد از دو ماه شرکت را ترک کرد – بسیار ناراحت شدم. پس خیلی عمیق بررسی کردم که چه اشتباهی پیش آمده، چه چیزی را از دست دادیم، چطور می‌توانیم بهتر شویم. در نهایت، این موضوع منجر به تغییرات اساسی در فرآیند پذیرش ما شد و دیگر چنین مشکلاتی را نداشتیم.

هر کارمندی که به دلیل فرآیندهای ناقص از شرکت می‌رود، شکست شما به عنوان مالک کسب‌وکار است.

کسب‌وکار روزمره

حالا که فرد به درستی پذیرفته شده است، وقت آن است که به ارتباطات در محیط دورکاری فکر کنیم. در یک دفتر، شما از محیط خود آگاه هستید و می‌توانید به راحتی یک جلسه ۵ دقیقه‌ای برای بحث در مورد یک موضوع مهم برگزار کنید. این تقریباً غیرممکن است با کارمندان دورکار – شما نمی‌دانید که آنها در حال کار عمیق هستند یا در حال برقراری تماس با کسی هستند یا فقط برای گرفتن دوش رفته‌اند.

اولین قدم این است که یک سیستم برای ارتباطات آسنکرون و سینکرون راه‌اندازی کنید. برای مثال، برای ارتباطات سینکرون، باید قوانینی برای نحوه سازماندهی جلسات تعیین کنید:

1. دعوت‌کننده باید هدف و دستور جلسه را به وضوح تا حد امکان زودتر اعلام کند. افراد باید بتوانند برای جلسه آماده شوند.
2. فقط افراد مرتبط باید درگیر شوند. چه لزومی دارد شخصی که هیچ ارزشی نمی‌آورد در جلسه حضور داشته باشد؟
3. کسی باید یادداشت‌ها را بردارد و آیتم‌های عملی را مستند کند. هر چیزی که به وضوح تعریف نشده باشد – می‌توان آن را فراموش‌شده در نظر گرفت.
4. پس از جلسه، یک ایمیل خلاصه بفرستید تا همه از تصمیمات مطلع شوند.
5. همه باید همیشه به موقع حضور داشته باشند و دوربین کار کند. بهتر است شما الگو باشید. اگر شما شروع به دیر آمدن کنید، دیگران هم دیر خواهند آمد.
6. اتصال پایدار برای جلوگیری از موقعیت‌هایی که شما با شدت در حال صحبت در مورد دیدگاه هستید و می‌شنوید “لحظه‌ای شما رو از دست دادم”.

برای ارتباطات آسنکرون، پیشنهاد می‌کنم از Slack یا Microsoft Teams استفاده کنید. این بیشتر بستگی به ترجیح دارد؛ هرکدام مناسب است. با یک تیم دورکار – اینجا جایی است که بیشتر ارتباطات شما انجام می‌شود.

ارتباطات آسنکرون جایی است که کارمندان شما می‌توانند خیلی سریع خسته شوند. مردم در زمان‌بندی‌های مختلف کار می‌کنند و ممکن است در شب یا آخر هفته‌ها اعلان‌هایی دریافت کنند. برای مثال، یک اعلان برای یک توسعه‌دهنده ممکن است پیامی از مالک محصول باشد که می‌گوید چیزی خراب شده است. این ممکن است برای بعضی افراد منبع اضطراب باشد — قوانین سخت‌گیرانه‌ای برای زمان‌هایی که باید اعلان‌ها غیرفعال شوند و روش‌های ارتباطی جایگزین برای موارد ضروری تنظیم کنید.

پس از اینکه ارتباطات را حل کردید – وقت آن است که به موضوع جذاب‌تری بپردازیم – خودکارسازی. باید هر چه بیشتر مزاحمت‌ها را از زندگی روزمره توسعه‌دهندگان حذف کنیم.

هر چه کمتر وقت صرف فکر کردن به تست‌ها، جلسات، سبک کدنویسی و غیره شود – زمان بیشتری برای تمرکز بر کارهای حیاتی خواهد داشت – معماری، پیچیدگی، قهوه.

هر چیزی را خودکار کنید، همه چیز را یکپارچه کنید، سرویس‌های مختلف خود (HubSpot, Jira, نرم‌افزار HR, نرم‌افزار نظارت …) را به یک هاب بزرگ پیوند دهید. برای مثال، جلسه روزانه از طریق Slack، پیام خلاصه Jira در Slack، Linters، استقرار پیوسته با اعلان‌های Slack، آزمایش‌های خودکار هنگام ارسال شاخه.

خودکارسازی همچنین به معنی مستندسازی فرآیندها است، بنابراین توسعه‌دهنده نیازی به صرف ۳ ساعت برای فهمیدن نحوه انجام یک کار ندارد. تصور کنید که اگر در یک محیط دفتر کاری، چیزی را ندانید چطور باید انجام دهید – چقدر بدتر است وقتی که تنها هستید. بنابراین، هر فرآیند پیچیده باید به صورت گام به گام نوشته شود (ترجیحاً با عکس) و با همه به اشتراک گذاشته شود.

یکی از راه‌حل‌ها برای مشکلی که وقتی افراد بیش از حد بر پروژه‌هایشان تمرکز می‌کنند، “Fix-it-Friday” است. روزی که توسعه‌دهنده می‌تواند هر کاری برای پروژه/شرکت انجام دهد (البته اگر پروژه از موعد مقرر عقب نباشد). این یعنی می‌تواند از وظایف روزانه فاصله بگیرد و بر بازنویسی، پیاده‌سازی کتابخانه جدید، بحث در مورد معماری، بازسازی استقرار، بهبود مستندسازی، افزودن خودکارسازی که به نفع شرکت باشد تمرکز کند. امکانات بی‌پایانی وجود دارد اگر شما به افراد قدرت دهید.

در نهایت، هر چه منابع بیشتری را در فرآیندهای صحیح، خودکارسازی صحیح، مستندسازی صحیح سرمایه‌گذاری کنید، کار برای یک توسعه‌دهنده دورکار در پروژه‌های شما آسان‌تر خواهد بود.

فرهنگ

فرهنگ بسیار مهم است. چطور به کارمندان خود قدرت می‌دهید و به آنها اعتماد می‌کنید یکی از عواملی است که تاثیر زیادی بر خروجی تیم شما خواهد داشت. نوع محیطی که ایجاد می‌کنید همانطور که تیم شما عمل خواهد کرد. اگر شما محیطی ایجاد کنید که به همکارانتان استقلال و ابزارهای تصمیم‌گیری بدهید – تیم شما بدون اینکه شما هر گام آنها را میکرو مدیریت کنید، شکوفا خواهد شد. به کارمندان خود اعتماد کنید که تصمیمات خوبی بگیرند و افراد هوشمند استخدام کنید.

همه چیز را شفاف نگه دارید – بازخورد، تصمیمات، اشتباهات، تحسین‌ها. خیلی راحت است که وقتی دورکاری می‌کنید، پنهان شوید، زمانی که باید چیزی بگویید سکوت کنید یا تحسینی را فراموش کنید چون همکار خود را رو در رو نمی‌بینید. خودتان الگوی شفافیت باشید – در کانال‌ها بنویسید به جای پیام‌های خصوصی، مسئولیت اشتباهات خود را بپذیرید، تصمیمات مدیریتی را با تمام کارکنان به اشتراک بگذارید، تحسین‌ها را عمومی کنید.

یک جنبه‌ای که فرهنگ آسیب می‌بیند این است که اگر شما تیم هیبریدی داشته باشید – بخشی از تیم به دفتر می‌روند، بخشی از تیم دورکار هستند.

یک شرکت هیبریدی معمولاً کارکنان دورکار را در موقعیت ضعف قرار می‌دهد – آنها فراموش می‌شوند، تصمیمات بدون مشورت با آنها گرفته می‌شود، برای کسانی که در “آن” نیستند، حس ناکامی ایجاد می‌شود. همه را به همایش‌های شرکت دعوت کنید، جایی با هم بروید، اگر در چند کشور حضور دارید – اجازه دهید کارمندان شما از دفاتر مختلف بازدید کنند. دیدار حضوری دوره‌ای تاثیر زیادی بر روحیه دارد.

بر سلامت روانی کارمندان خود نظارت داشته باشید. مرز بین کار و زندگی زمانی که از خانه کار می‌کنید کمرنگ می‌شود. اطمینان حاصل کنید که کارمندان شما می‌دانند که اشکالی ندارد که اعلان‌ها را خاموش کنند. اشکالی ندارد که بلافاصله در شب پاسخ ندهند. اجازه دهید در زمان‌های غیرکاری به خود استراحت دهند.

انضباط

تیم شما انگیزه دارد و اعتماد شما را احساس می‌کند، حالا چطور مطمئن شویم که حسن‌نیت شما مورد سوءاستفاده قرار نگیرد؟ ما به روشی نیاز داریم که مطمئن شویم کارهایی که باید به موقع تمام شوند، واقعاً به موقع انجام می‌شوند.

اول از همه – باید بر نتایج نظارت کنید – شما باید عملکرد ادراک‌شده خود از توسعه‌دهنده و نتایج واقعی او را از هم تفکیک کنید. به عنوان مثال، یک توسعه‌دهنده ممکن است مهارت‌های ارائه خوبی داشته باشد و خوب صحبت کند در حالی که در عمل کمتر از آنچه وعده داده عمل می‌کند. عملکرد ادراک‌شده او ممکن است کافی به نظر برسد، اما ممکن است عملکرد واقعی او را نمایان نکند.

راه‌حل این نیست که زمان را ردیابی کنید – این فقط در چند ماه اول کار با یک توسعه‌دهنده مفید است وقتی که هنوز در حال آشنایی با یکدیگر هستید. اما بهتر است که KPIهای خود را شفاف و صریح کنید. به عنوان مثال، اگر یک تسک در Jira است، معیار پذیرش را تعریف کنید به جای توضیحات مبهم. از طرف دیگر، اگر مدیر محصول است، KPIهایی مانند درصد اسپرینت‌های بسته‌شده و سرعت تیم باید در اولویت باشند.

همیشه چیزی هست که می‌توانید به طور دقیق اندازه‌گیری کنید، اما مراقب باشید که این کار را بیش از حد انجام ندهید چون مردم تمایل دارند خود را بر اساس KPIها بهینه‌سازی کنند. به عنوان مثال، اگر توسعه‌دهندگان شما را بر اساس تعداد خطوط کد اندازه‌گیری کنید (که این روش عجیب است و باید از آن اجتناب کرد)، ممکن است شروع به نوشتن کدهای طولانی کنند.

یکی از روش‌هایی که من برای کنترل بهره‌وری از خانه پیدا کردم، روشی به نام “زمان‌بندی محدود” است. من آن را به همه توصیه می‌کنم. ورودی‌هایی با زمان‌های مشخص در تقویم خود ایجاد کنید – بلوک‌های زمانی ۲، ۴ یا ۶ ساعته که فقط به انجام وظیفه مربوطه اختصاص یافته‌اند. هیچ ایمیلی، هیچ جلسه‌ای، هیچ‌چیز. فقط کار مورد نظر – این روش شما را متمرکز نگه می‌دارد و از اتلاف وقت جلوگیری می‌کند.

چرا عدم دورکاری؟

دورکاری معجزه نیست. البته مزایای خود را دارد – نیازی به رفت و آمد ندارید، زمان کمتری برای صحبت درباره وضعیت هوا با همکارانتان صرف می‌کنید. اما در عین حال، این جنبه‌ها نیز مهم هستند. در هنگام رفت و آمد می‌توانید یک پادکست گوش دهید. در طول کار می‌توانید با همکارانتان درباره ورزش صحبت کرده و انرژی بگیرید. همه این‌ها بخشی از تجربه است و دورکاری این را از شما می‌گیرد.

1. برنامه‌نویسی جفتی (Pair-Programming) وجود ندارد، تبادل آسان تخصص بین همکاران دشوارتر است. معمولاً می‌توانید در دفتر یک گفتگوی سریع درباره یک فریم‌ورک جدید داشته باشید – اما وقتی که دورکار هستید، این کار خیلی چالش‌برانگیزتر است. با این حال، یک جایگزین خوب این است که یک کانال داشته باشید که همه بتوانند هر چیزی را در آن بنویسند – چیزی شبیه به جریان بی‌پایان صحبت‌ها، سر و صدای دفتر.
2. کارکنان حس تعلق را از دست می‌دهند. سخت است که این حس را بازسازی کنیم، اما اگر منابع کافی را برای سازماندهی رویدادهای حضوری صرف کنیم، می‌توانیم به یک جو مشابه برسیم.

در نهایت باید بگویم که زمانه در حال تغییر است و دادن امکان کار از خانه به توسعه‌دهندگان شما دیگر یک مزیت نیست؛ بلکه یک ضرورت است. ما از پرداخت به افراد برای زمانی که صرف کار کردن برای شما می‌کنند به پرداخت برای ارزشی که به شما می‌آورند منتقل می‌شویم. به تیم خود اعتماد کنید، سیستمی را راه‌اندازی کنید که آنها را توانمند سازد و از انگیزه‌شان بهره‌برداری کنید.